Sistema intelligente delle risorse umane: semplificare i processi e migliorare l'efficienza

Nome del progetto:Sistema intelligente delle risorse umane: semplificare i processi e migliorare l’efficienzaIn grado di creare un'applicazione automatizzata e un'esperienza di processo di onboarding

Presentazione del progetto:Questo sistema riduce significativamente il rischio di lavoro ripetitivo e di errori manuali nella gestione delle risorse umane automatizzando tutti gli aspetti di candidatura, ammissione, onboarding e dimissioni. Allo stesso tempo, migliora anche l’efficienza della collaborazione tra i dipartimenti in modo che ogni passaggio possa essere completato in modo accurato e tempestivo. Ciò non solo ottimizza il processo di lavoro complessivo, ma consente anche al dipartimento Risorse umane di concentrarsi maggiormente sulla gestione strategica dei talenti, migliorando così l'efficienza operativa dell'azienda.

responsabile del progetto:Zin ( Smart4A Esperto di livello 5)

Tempo di ingegneria:Quattro settimane per la comunicazione del processo, la pianificazione e la progettazione, quattro settimane per lo sviluppo, otto settimane per l'intero progetto e una settimana per il test e il lancio

Fascia di costo:Progetti di medie dimensioni (meno di 30 yuan sono piccoli, da 30 a 100 milione sono di medie dimensioni e più di 100 milione sono grandi)

Risolvere il problema:

Gestione macchinosa e incoerente dei dati dei candidati
Nel tradizionale processo delle risorse umane, la raccolta e l'ordinamento delle informazioni sui candidati spesso richiedono molto tempo ed è facile causare errori nei dati a causa di operazioni manuali. Il sistema genera automaticamente schede informative di base per i candidati e avvisa immediatamente le risorse umane e i responsabili delle assunzioni, garantendo l'integrità e la tempestività delle informazioni e riducendo i successivi costi di comunicazione.
Le transazioni multiple nel processo di ammissione sono complicate da gestire
Le procedure successive all'ammissione solitamente includono la generazione del numero del dipendente, l'apertura di un account di posta elettronica, la creazione di cartelle nel cloud, la preparazione dei documenti pertinenti, ecc. Queste attività richiedono un coordinamento tra reparti e sono soggette a ritardi o omissioni. Il sistema gestisce automaticamente questi passaggi per garantire che il processo di onboarding dei nuovi dipendenti possa procedere senza intoppi e che le questioni relative alla prenotazione della sala riunioni e ai promemoria per il check-in siano ulteriormente migliorate nel calendario, migliorando ulteriormente l'efficienza del lavoro.
Operazioni multiple e difficoltà di tracciamento nelle procedure on-the-job
Dopo che i nuovi dipendenti arrivano al lavoro, devono inserire varie informazioni personali. Queste informazioni non solo devono generare i documenti richiesti in tempo, ma richiedono anche una serie di operazioni di follow-up, come lo spostamento di cartelle cloud, l'aggiornamento di fogli informativi, ecc. periodi di prova e congedi speciali. Il sistema gestisce automaticamente questi processi e avvisa le risorse umane e il personale correlato quando necessario per garantire una transizione agevole per i nuovi dipendenti all'interno dell'azienda.
La gestione dei documenti e gli aggiornamenti dei dati nel processo di dimissioni sono macchinosi
Quando i dipendenti si dimettono, devono aggiornare i fogli informativi, spostare le cartelle nel cloud, generare documenti relativi alle dimissioni, ecc. Queste attività spesso richiedono più passaggi per essere completate e richiedono una gestione precisa. Il sistema completa automaticamente questi passaggi e imposta promemoria nel calendario per garantire che ogni dettaglio del processo di offboarding non venga perso.

Strumenti utilizzati:

make.com (Piattaforma di servizi di connessione seriale automatizzata)
Documento Google (documento online)
Foglio Google (modulo online)
Google drive
Google Calendar
Interfaccia LINE OA

Utilizzo dello scenario:

Compiti di scene multiple
- Informazioni sul richiedente
  - Dopo che il candidato ha compilato il questionario, verrà preparato un modulo di informazioni di base per il candidato e inviato alle risorse umane e al responsabile delle assunzioni.
- Procedura di ammissione
  Dopo aver inserito il nome della persona e le condizioni di lavoro, creare le informazioni relative all'ingresso ed eseguire le procedure correlate.
  - Numero del dipendente, account e-mail, cartella cloud del dipendente
  - Stabilire vari documenti come: elenco di cose da fare per la registrazione di nuovi dipendenti, avviso di lavoro, contratto di lavoro e altri documenti
  - Crea il check-in di un nuovo membro e prenota una sala riunioni nel calendario
  - Invia una lettera di notifica di conferma del documento alle risorse umane e un collegamento per inserire le informazioni personali ai nuovi dipendenti.
- Procedure di onboarding
  I nuovi dipendenti inseriscono le informazioni personali richieste per la registrazione, stabiliscono i documenti e le questioni relative all'assunzione ed eseguono le relative procedure.
  - Sposta le cartelle cloud dei dipendenti in "Dipendenti dipendenti"
  - Modulo informativo per i dipendenti, modulo di dichiarazione di indennità fiscale per beneficiario di reddito salariale, modulo di accordo di ritiro autonomo per pensionamento e modulo di valutazione della scadenza del periodo di prova
  - Crea promemoria per la scadenza del periodo di prova, promemoria per il riporto dei congedi speciali e promemoria per i compleanni dei dipendenti nel calendario
  - Invia una lettera di benvenuto ai dipendenti, comprese le regole di lavoro e i collegamenti ai file sui metodi di gestione, ecc.
- Procedure di dimissioni
  Dopo aver inserito la matricola e la data di dimissioni del dipendente dimesso, creare le informazioni relative alle dimissioni ed eseguire le relative procedure.
  - Aggiorna la scheda dati del dipendente
  - Sposta le cartelle cloud dei dipendenti in "Personale dimesso"
  - Stabilire il modulo di domanda di dimissioni, l'elenco di consegna delle dimissioni, il certificato di dimissioni e l'avviso di fine rapporto (opzione), ecc.
  - Crea promemoria per il personale in dimissione, rimozione dei promemoria dei compleanni dei dipendenti e promemoria per il riporto delle ferie speciali nel calendario

Illustrazione parziale della scena

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