Sistema elettronico di registrazione e verifica dello stipendio dei dipendenti part-time Dianhua

Nome del progetto:Sistema elettronico di punch-in e verifica salariale del personale part-time Dianhua

Panoramica del progetto: Questo progetto mira a ottimizzare la gestione delle presenze e delle buste paga dei dipendenti part-time di Dianhua attraverso la digitalizzazione e l'automazione, affrontando le inefficienze e gli errori intrinseci ai tradizionali processi cartacei. Il sistema integra LINE OA e make.com, creando automaticamente fogli di avanzamento e cartelle in Fogli Google. I dipendenti part-time possono registrare elettronicamente le proprie presenze tramite LINE@, e il sistema riepiloga automaticamente le ore lavorate e calcola la retribuzione, generando moduli di busta paga precompilati e cedolini elettronici, migliorando significativamente l'accuratezza e l'efficienza della verifica delle buste paga.

Allo stesso tempo, i supervisori possono comprendere istantaneamente lo stato dei turni e l'andamento salariale attraverso la piattaforma LINE@, supportando efficacemente le decisioni del management. Il sistema genera inoltre automaticamente moduli di estensione dell’assicurazione sul lavoro e controlla regolarmente lo stato di scadenza dei certificati dei dipendenti stranieri per garantire la gestione della conformità e ridurre i rischi.

Nel complesso, questo sistema non solo migliora significativamente l’efficienza e l’accuratezza della gestione del personale part-time attraverso l’automazione, ma riduce anche l’onere per la gestione e fornisce alle imprese una soluzione gestionale efficiente e trasparente.

Responsabile del progetto: Joyce ( Esperta Smart4A di livello 5)

Tempistiche del progetto: pianificazione, progettazione e sviluppo vengono eseguiti simultaneamente, per una durata totale del progetto di 10 settimane e una durata di test e implementazione di 4 settimane.

Fascia di costo: progetti di medie dimensioni (meno di 30 euro sono piccoli, da 30 a 100 euro sono medi e oltre 100 euro sono grandi)

Certificato di dipendente part-time Dianhua

Risolvere il problema:

Miglioramento dell'efficienza delle registrazioni di punch-in e della verifica degli stipendi: Ogni mese in media più di 6 persone svolgono lavori part-time. Il tradizionale metodo di check-in cartaceo spesso causa disagi gestionali dovuti a grafia poco chiara e difficoltà nella statistica dei dati. Attraverso il sistema LINE@, i lavoratori part-time possono timbrare attraverso l'interfaccia elettronica. Tutti i registri delle timbrature vengono automaticamente riepilogati e l'orario di lavoro viene calcolato solo dai supervisori, il che migliora notevolmente l'accuratezza e l'efficienza della verifica salariale.
Automazione dei calcoli delle buste paga multilivello: Il sistema genera automaticamente moduli di verifica salariale precompilati in base ai dipartimenti di lavoro dei dipendenti part-time e alle diverse regole di pagamento, riducendo gli errori e gli oneri di calcolo manuale. Che si tratti di un bonus per lavoro intenso, di un bonus per competenze o di un bonus per giorni di stipendio doppio, il sistema può elaborarlo automaticamente e generare una busta paga accurata, che può essere inviata ai dipendenti dopo la conferma del supervisore.
Comodità nell'esborso e nella registrazione delle buste paga: Dopo la verifica dello stipendio, il sistema genera automaticamente una busta paga elettronica e consente ai dipendenti part-time di firmare firme elettroniche. Il record viene salvato immediatamente dopo il completamento della firma, evitando il problema delle tradizionali firme cartacee e la possibile perdita di documenti. Per i dipendenti part-time che non vengono pagati su base giornaliera, il sistema organizzerà automaticamente la liquidazione degli stipendi e avviserà il personale finanziario per gestirla, migliorando l'efficienza del processo complessivo di gestione delle retribuzioni.
I supervisori hanno il controllo in tempo reale sullo status dei lavoratori part-time: I supervisori possono visualizzare immediatamente lo stato di arrivo del personale part-time, lo stato delle timbrature, l'avanzamento del calcolo degli stipendi e altri dati attraverso l'interfaccia LINE@. I supervisori a diversi livelli possono visualizzare i dati statistici corrispondenti, il che aiuta a prendere rapidamente decisioni gestionali e riduce il ritardo delle informazioni .difficoltà gestionali causate.
Automazione dell'assicurazione del lavoro e della gestione delle licenze: Il sistema genera automaticamente moduli di assicurazione sul lavoro e di estensione dell'assicurazione in base allo stato di check-in giornaliero dei dipendenti a tempo parziale, controlla regolarmente lo stato di scadenza dei certificati dei dipendenti non nazionali e avvisa in anticipo il personale interessato per garantire che tutto il lavoro del personale assicurazioni e certificati rientrano nel periodo di validità, riducendo i rischi derivanti dalla negligenza umana.

Strumenti utilizzati:

make.com (Piattaforma di servizi di connessione seriale automatizzata)
Foglio Google (supporto di memorizzazione dati)
Google Drive (supporto di memorizzazione dati)
LINE OA interfaccia utente
LINE FLEX (LINE multifunzionaleInterfaccia interattiva dei messaggi)
Pagina web interattiva LINE LIFF (scansione QRcode)
Modulo Jotform (registrazione del personale, verifica dello stipendio, supporto per la firma dello stipendio)
Strumento di riconoscimento OCR (riconosce automaticamente i file di testo quando il personale si registra e carica carte d'identità, permessi di soggiorno e altre informazioni)

Utilizzo dello scenario:

Compiti di scene multiple
- Account ufficiale LINE@ (versione supervisore)
  L'interfaccia operativa principale del supervisore può scansionare il codice QR dei colleghi part-time per effettuare il check-in, controllare lo stipendio, interrogare le informazioni dei colleghi part-time e controllare la presenza e lo stato salariale dei dipendenti part-time nel dipartimento.
- LINE@ Account ufficiale (versione per colleghi part-time)
  L'interfaccia operativa per i lavoratori part-time viene utilizzata per generare fogli di entrata e di uscita, registrare luoghi e dipartimenti di lavoro giornalieri e visualizzare le proprie buste paga e i registri delle timbrature.
- Modulo informativo per il personale part-time
  I lavoratori part-time registrano le proprie informazioni personali compilando un modulo e caricando documenti come carta d'identità o permesso di soggiorno. Il sistema riconosce automaticamente questi documenti, genera certificati elettronici per i dipendenti a tempo parziale e archivia le informazioni.
- Genera un modulo di verifica dello stipendio dopo aver timbrato l'ingresso dal lavoro
  Dopo che i dipendenti part-time timbrano l'orario di lavoro, il sistema calcolerà automaticamente l'orario di lavoro giornaliero e i relativi bonus in base alle normative salariali del dipartimento e genererà un modulo di verifica dello stipendio precompilato affinché il supervisore possa esaminarlo.
- Il supervisore compila il modulo di verifica dello stipendio/genera la busta paga
  Dopo aver controllato o modificato il modulo di verifica dello stipendio, il supervisore invia il modulo. Il sistema registrerà automaticamente i risultati nella tabella riepilogativa, genererà una busta paga e invierà il collegamento al modulo al personale part-time.
- Busta paga – da compilare da parte dei colleghi part-time
  I dipendenti part-time confermano il contenuto della busta paga tramite il modulo e firmano elettronicamente dopo la conferma. Dopo l'invio, il sistema convertirà automaticamente la busta paga in un file PDF e la salverà.
- Colleghi part-time che non vengono pagati su base giornaliera
  Il giorno in cui si riceve lo stipendio è necessario compilare il modulo per confermare l'orario di lavoro e il pagamento durante il periodo salariale ed eseguire la firma elettronica dopo la conferma. I colleghi contabili confermeranno il completamento del pagamento dello stipendio in base al modulo per garantire che tutti i processi di pagamento siano fluidi e privi di errori e archivieranno i record dei risultati per riferimento futuro.
- Genera automaticamente ogni giorno moduli di assicurazione del lavoro e di integrazione assicurativa
  Il sistema genererà automaticamente un modulo che soddisfa i requisiti di assicurazione sul lavoro e di assicurazione in base ai lavoratori part-time che hanno timbrato quel giorno e lo fornirà ai dipartimenti competenti per la revisione e l'invio.
- Richiesta di scadenza della licenza
  Controlla regolarmente ogni mese lo stato di scadenza delle licenze dei non residenti tra i dipendenti part-time. Il sistema avviserà automaticamente i dipendenti che stanno per scadere e invierà promemoria ai supervisori competenti.
- Calcolo dello stipendio PT e generazione di report
  Il sistema calcola regolarmente lo stipendio totale e l'orario di lavoro dei dipendenti part-time su base bisettimanale o mensile e genera report dettagliati affinché i dipartimenti finanziari e contabili possano esaminarli e utilizzarli.